Importa / Esporta
Il registro non è mai vincolato all'applicazione. In qualsiasi momento è possibile scaricare tutto ciò che l'organizzazione contiene —impostazioni, lingue, partner, contatti, contratti, ogni attività in ogni lingua e i modelli personalizzati— in un unico file, e ricaricare tale file per sostituire il contenuto esistente. Serve come backup prima di una grande modifica, per la modifica massiva in un foglio di calcolo, per spostare un registro tra organizzazioni o per conservare una copia fuori dall'applicazione quando si lascia scadere una licenza.
Entrambe le direzioni si trovano in modalità modifica sotto Impostazioni dell'organizzazione → Dati dell'organizzazione, solo per gli amministratori.
Due formati
Importazioni ed esportazioni sono disponibili in due formati: fogli di calcolo — un archivio ZIP di file CSV, pensato per leggere e modificare in massa in Excel, Numbers o Google Sheets — e un file di dati (JSON), pensato per i backup, per spostare dati tra sistemi e per consegnarlo a un assistente IA o a uno script. Entrambi hanno lo stesso contenuto; si veda Formato dei dati per sapere cosa contengono.
- Un'esportazione non modifica mai il registro, pertanto se ne possono effettuare quante necessario.
- Un'importazione, invece, sostituisce i dati del registro con quelli importati: occorre prestare attenzione durante l'importazione.
Importare sostituisce il registro
Un'importazione sostituisce l'intera organizzazione con il contenuto del file —tutto ciò che è attualmente nel registro viene eliminato e il contenuto del file prende il suo posto— e non può essere annullata. Il file viene quindi validato per intero prima di toccare qualsiasi cosa: fogli mancanti, una lingua elencata in un punto ma non in un altro, un'attività che fa riferimento a un partner inesistente; tutto viene segnalato in dettaglio, e nulla viene importato finché il file non è valido. Il caricamento stesso richiede una conferma deliberata, come ultima occasione per cambiare idea.
La stessa pagina delle impostazioni ha Reimposta dati dell'organizzazione, che scarta tutto e ricarica il registro di esempio con cui si è iniziato; pensato per l'ambiente di test, per ricominciare gli esperimenti, ed è altrettanto irreversibile.
Un'organizzazione bloccata può ancora essere esportata dai suoi amministratori, una eliminata no. Se non si intende rinnovare, è opportuno esportare finché possibile; si veda Come funziona la fatturazione.