Import / Export
Uw register zit nooit vast. U kunt op elk moment alles wat de organisatie bevat — instellingen, talen, partners, contacten, contracten, elke activiteit in elke taal en uw eigen sjablonen — als één bestand downloaden, en zo'n bestand weer inladen om te vervangen wat er staat. Gebruik het als back-up voor een grote wijziging, voor bewerking in bulk in een spreadsheet, om een register tussen organisaties te verplaatsen, of om een kopie buiten de applicatie te bewaren wanneer u een licentie laat verlopen.
Beide richtingen vindt u in de bewerkmodus onder Organisatie-instellingen → Organisatiegegevens, alleen voor beheerders.
Twee formaten
Importeren en exporteren kan in twee formaten: spreadsheets — een ZIP-archief met CSV-bestanden, bedoeld om te lezen en in bulk te bewerken in Excel, Numbers of Google Sheets — en een gegevensbestand (JSON), bedoeld voor back-ups, voor het verplaatsen van gegevens tussen systemen en om aan een AI-assistent of script te geven. Beide bevatten dezelfde inhoud; zie Gegevensformaat voor wat erin zit.
- Een export wijzigt het register nooit, dus maak er zo veel als u wilt.
- Een import daarentegen vervangt de gegevens van het register door de geïmporteerde gegevens, dus wees voorzichtig bij het importeren.
Importeren vervangt het register
Een import vervangt de hele organisatie door de inhoud van het bestand — alles wat nu in het register staat wordt verwijderd en de inhoud van het bestand komt ervoor in de plaats — en kan niet ongedaan worden gemaakt. Het bestand wordt daarom volledig gevalideerd voordat er iets wordt aangeraakt: ontbrekende bladen, een taal die op de ene plek wel en op de andere niet is vermeld, een activiteit die naar een niet-bestaande partner verwijst — alles wordt in detail gemeld, en er wordt niets geïmporteerd tot het bestand geldig is. Het uploaden zelf vraagt om een bewuste bevestiging, als laatste kans om van gedachten te veranderen.
Dezelfde instellingenpagina heeft Organisatiegegevens opnieuw instellen, dat alles weggooit en het voorbeeldregister waarmee u begon opnieuw laadt — bedoeld voor de testspeeltuin, om uw experimenten opnieuw te beginnen, en even onomkeerbaar.
Een geblokkeerde organisatie kan door haar beheerders nog worden geëxporteerd, een verwijderde niet. Gaat u niet verlengen, exporteer dan zolang het kan — zie Hoe facturatie werkt.