Come funziona la fatturazione
L'abbonamento e la fatturazione sono ancora in fase di sviluppo. Questa pagina descrive come funzionerà la fatturazione, ma la funzionalità non è ancora disponibile. Attualmente nessuna organizzazione viene addebitata e tutti i dati sono da considerarsi provvisori. Per informazioni sull'utilizzo di rat.gd, contattare gdpr-labs@outlook.com.
Ogni organizzazione in ROPA 2.0 possiede una licenza con una data di fine. Quella sola data determina cosa è possibile consultare e fare: finché è nel futuro, l'organizzazione funziona normalmente; una volta trascorsa, l'organizzazione attraversa una sequenza fissa di fasi — accesso in sola lettura, poi blocco e infine eliminazione — a meno che non venga riattivata nel frattempo.
Abbonamenti, fatture e ricevute sono emessi da GDPR Labs, la società responsabile di ROPA. I pagamenti sono elaborati da un soggetto specializzato in pagamenti sicuri. GDPR Labs non vede né conserva mai i dati della carta.
L'intero ciclo di vita è rappresentato nello Schema di fatturazione. Questa pagina lo percorre fase per fase; le FAQ sulla fatturazione rispondono alle domande più comuni.
Procedure di fatturazione
1. Prova gratuita
Un'organizzazione appena creata dispone di una prova di 90 giorni con gestione completa del ROPA: tutte le funzionalità sono disponibili, è possibile creare e modificare contenuti senza limiti e non è richiesta alcuna carta per iniziare.
Gli amministratori vedono un banner informativo con il conto alla rovescia dei giorni rimanenti e un link alla pagina di fatturazione. Gli altri membri non vedono alcun avviso.
Se la prova termina senza abbonamento, l'organizzazione passa direttamente a "bloccata" — non c'è alcun periodo intermedio in sola lettura. Per continuare a lavorare senza interruzioni, occorre abbonarsi prima che il conto alla rovescia arrivi a zero.
2. Abbonarsi
La pagina di fatturazione si trova in Impostazioni dell'organizzazione → Fatturazione, e solo gli amministratori possono operarvi.
- Scelga mensile o annuale. Il piano annuale è il più economico dei due su base mensile; i prezzi correnti sono mostrati nella pagina stessa.
- L'applicazione reindirizza a una pagina di pagamento sicura per l'inserimento dei dati di pagamento.
- Dopo il pagamento si torna in ROPA. La licenza di solito si aggiorna in pochi secondi — ricarichi la pagina se lo stato non è ancora cambiato.
3. Fatturazione
I prezzi indicati sono IVA esclusa. L'aliquota corrispondente al paese dell'organizzazione viene aggiunta al momento del pagamento.
I dati dell'organizzazione, come indirizzo, partita IVA e indirizzo e-mail di fatturazione, sono estratti dall'applicazione (pagina delle impostazioni dell'organizzazione).
I clienti aziendali dell'UE possono aderire al meccanismo dell'inversione contabile (reverse charge) al momento del pagamento, ove applicabile. Quando si applica l'inversione contabile, nessuna IVA viene aggiunta all'importo della fattura, e la fattura lo indica esplicitamente. In questo caso, il cliente è responsabile dell'autoliquidazione dell'IVA presso la propria autorità fiscale.
4. Abbonamento attivo
Finché l'abbonamento è attivo, l'organizzazione funziona esattamente come durante la prova, e la data di fine licenza avanza a ogni rinnovo — ogni mese o ogni anno, a seconda del piano scelto. Non viene mostrato alcun banner di abbonamento.
Se il rinnovo è stato disattivato — per annullamento o per un pagamento non riuscito — gli amministratori vedono un banner di avviso fino all'esaurimento del periodo pagato. Il banner scompare una volta regolarizzato il pagamento o sottoscritto un nuovo abbonamento.
5. Il periodo di cortesia
Quando un abbonamento non viene rinnovato — un pagamento non è riuscito e non è stato possibile recuperarlo, oppure l'abbonamento è stato annullato e il periodo pagato è terminato — l'organizzazione entra in un periodo di cortesia di massimo 30 giorni.
Durante il periodo di cortesia l'organizzazione è in sola lettura: tutti i membri possono ancora aprire la dashboard e consultare attività, partner e contratti, e i link pubblici del ROPA continuano a funzionare, ma nessun contenuto può essere creato, modificato o eliminato. Tutti i membri vedono un banner che ne spiega il motivo.
Il rinnovo dell'abbonamento in qualsiasi momento di questi 30 giorni riporta l'organizzazione allo stato attivo, senza perdita di dati.
6. Organizzazione bloccata
Un'organizzazione raggiunge questa fase in uno di due modi:
- la prova è terminata senza abbonamento, oppure
- il periodo di cortesia è terminato senza rinnovo.
Da quel momento, e per un massimo di 120 giorni, l'organizzazione è bloccata: non può più essere aperta in ROPA. Al posto della dashboard compare un messaggio che spiega che la licenza è scaduta:
- gli amministratori mantengono l'accesso alla pagina di fatturazione per riattivarla, e possono scaricare il ROPA dell'organizzazione — il registro delle attività di trattamento è disponibile per il download e nient'altro;
- gli altri membri vengono informati che l'organizzazione è bloccata e invitati a contattare un amministratore;
- i link pubblici del ROPA e le esportazioni PDF dell'organizzazione smettono di funzionare e restituiscono un errore ai visitatori.
La riattivazione — sottoscrivere nuovamente l'abbonamento — riporta l'intera organizzazione esattamente com'era.
7. Eliminazione
Se l'organizzazione non viene riattivata entro i 120 giorni, viene eliminata definitivamente, insieme a tutte le sue attività, partner, contratti, modelli e impostazioni. L'eliminazione non può essere annullata e GDPR Labs non ne conserva alcuna copia.
Gli amministratori ricevono un avviso via e-mail 2 settimane prima della scadenza.
Se si prevede di lasciar scadere la licenza, è opportuno esportare l'organizzazione finché è possibile, per conservare una copia del registro al di fuori dell'applicazione. Si veda Importazione / Esportazione. L'esportazione resta disponibile finché l'organizzazione è bloccata, ma non dopo l'eliminazione.
Le fasi della licenza in sintesi
Il banner in cima all'applicazione indica la situazione dell'organizzazione.
| Fase | Come ci si arriva | Durata | Chi vede il banner | Dati |
|---|---|---|---|---|
| Prova | Organizzazione creata | Fino a 90 giorni | Amministratori | Gestione completa |
| Attivo | Abbonamento acquistato o rinnovato | Finché l'abbonamento si rinnova | Nessuno (gli amministratori, se il rinnovo è disattivato) | Gestione completa |
| Periodo di cortesia | Abbonamento non rinnovato | Fino a 30 giorni | Tutti i membri | Sola lettura |
| Bloccata | Prova o periodo di cortesia terminati | Fino a 120 giorni | Tutti i membri (messaggio bloccante) | Solo download |
| Eliminata | 120 giorni senza riattivazione | — | — | Eliminati |
Gli amministratori dispongono di un pulsante Gestisci fatturazione nel banner; agli altri membri viene indicato di contattare un amministratore. Il banner può essere chiuso per il resto della sessione del browser e ricompare alla visita successiva.