Importar / Exportar
El registro nunca queda cautivo. En cualquier momento puede descargarse todo lo que contiene la organización —configuración, idiomas, socios, contactos, contratos, todas las actividades en todos los idiomas y las plantillas personalizadas— en un único archivo, y ese archivo puede volver a cargarse para sustituir el contenido existente. Resulta útil como copia de seguridad antes de un cambio importante, para editar en masa en una hoja de cálculo, para trasladar un registro entre organizaciones o para conservar una copia fuera de la aplicación cuando se deja caducar una licencia.
Ambas operaciones están disponibles en modo edición, en Configuración de la organización → Datos de la organización, solo para administradores.
Dos formatos
Las importaciones y exportaciones se realizan en dos formatos: hojas de cálculo —un archivo ZIP de ficheros CSV, pensado para la lectura y la edición masiva en Excel, Numbers o Google Sheets— y un fichero de datos (JSON), pensado para copias de seguridad, para trasladar datos entre sistemas y para su tratamiento con un asistente de IA o un script. Ambos contienen la misma información; consulte Formato de los datos para conocer su contenido.
- Una exportación nunca modifica el registro, por lo que pueden realizarse tantas como se desee.
- Una importación, en cambio, sustituye los datos del registro por los importados; debe realizarse con precaución.
Importar sustituye el registro
Una importación sustituye toda la organización por el contenido del archivo —todo lo que hay en el registro se elimina y se reemplaza por el contenido del archivo— y no puede deshacerse. Por ello, el archivo se valida por completo antes de modificar nada: hojas que faltan, un idioma listado en un lugar pero no en otro, una actividad que se refiere a un socio inexistente; todo se notifica con detalle, y no se importa nada hasta que el archivo es válido. La propia carga solicita una confirmación expresa, como última oportunidad para cancelar la operación.
La misma página de configuración incluye Restablecer los datos de la organización, que descarta todo y vuelve a cargar el registro de ejemplo inicial; está pensado para el entorno de pruebas, para reiniciar los experimentos, y es igualmente irreversible.
Los administradores de una organización bloqueada todavía pueden exportarla; los de una organización eliminada, no. Si no está prevista la renovación, conviene exportar mientras sea posible; consulte Cómo funciona la facturación.