Import / Export
Ihr Verzeichnis ist nie eingesperrt. Sie können jederzeit alles, was die Organisation enthält — Einstellungen, Sprachen, Partner, Kontakte, Verträge, jede Tätigkeit in jeder Sprache und Ihre eigenen Vorlagen —, als eine einzige Datei herunterladen und eine solche Datei wieder einspielen, um den Bestand zu ersetzen. Nutzen Sie das als Sicherung vor einer großen Änderung, zur Massenbearbeitung in einer Tabellenkalkulation, um ein Verzeichnis zwischen Organisationen zu verschieben oder um eine Kopie außerhalb der Anwendung zu behalten, wenn Sie eine Lizenz auslaufen lassen.
Beide Richtungen finden Sie im Bearbeitungsmodus unter Organisationseinstellungen → Organisationsdaten, nur für Administratoren.
Zwei Formate
Import und Export gibt es in zwei Formaten: Tabellen — ein ZIP-Archiv aus CSV-Dateien, gedacht zum Lesen und Massenbearbeiten in Excel, Numbers oder Google Sheets — und eine Datendatei (JSON), gedacht für Sicherungen, zum Übertragen von Daten zwischen Systemen und zur Übergabe an einen KI-Assistenten oder ein Skript. Beide enthalten dasselbe; was genau, beschreibt Datenformat.
- Ein Export verändert das Verzeichnis nie, Sie können ihn also beliebig oft ausführen.
- Ein Import dagegen ersetzt die Daten des Verzeichnisses durch die importierten — seien Sie beim Importieren also vorsichtig.
Ein Import ersetzt das Verzeichnis
Ein Import ersetzt die gesamte Organisation durch den Inhalt der Datei — alles, was derzeit im Verzeichnis steht, wird gelöscht und der Dateiinhalt tritt an seine Stelle — und lässt sich nicht rückgängig machen. Die Datei wird daher vollständig geprüft, bevor irgendetwas angefasst wird: fehlende Tabellen, eine Sprache, die an einer Stelle aufgeführt ist und an einer anderen nicht, eine Tätigkeit, die auf einen nicht vorhandenen Partner verweist — alles wird im Detail gemeldet, und nichts wird importiert, bis die Datei gültig ist. Das Hochladen selbst verlangt eine bewusste Bestätigung als letzte Gelegenheit, es sich anders zu überlegen.
Dieselbe Einstellungsseite bietet Organisationsdaten zurücksetzen, das alles verwirft und das Beispielverzeichnis neu lädt, mit dem Sie begonnen haben — gedacht für die Test-Spielwiese, um Ihre Experimente neu zu starten, und ebenso unumkehrbar.
Eine gesperrte Organisation kann von ihren Administratoren noch exportiert werden, eine gelöschte nicht. Wenn Sie nicht verlängern wollen, exportieren Sie, solange Sie können — siehe So funktioniert die Abrechnung.