Obbligo legale
Tra gli obblighi che il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) impone a ogni organizzazione che tratta dati personali figurano questi due:
- Informare gli interessati sul trattamento dei loro dati. Clienti, dipendenti, iscritti o pazienti hanno il diritto di conoscere l'identità del titolare, le finalità del trattamento, la base giuridica, il periodo di conservazione dei dati e le modalità di esercizio dei propri diritti. Queste informazioni sono contenute nell'informativa dell'art. 13.
- Tenere un registro delle attività di trattamento. L'organizzazione deve tenere aggiornato un registro delle proprie attività di trattamento e metterlo a disposizione dell'autorità di controllo su richiesta. È il registro previsto dall'art. 30.
ROPA consente di adempiere a entrambi gli obblighi: ogni attività viene descritta una sola volta e l'applicazione redige e mantiene aggiornati tutti i documenti richiesti.
Una volta attivata, ogni attività genera due documenti in tutte le lingue del registro:
- Dichiarazione dell'art. 30: il resoconto formale dell'attività per l'autorità di controllo. È consultabile dal dettaglio dell'attività e scaricabile in PDF o RTF.
- Informativa dell'art. 13: l'informazione dovuta alle persone i cui dati sono trattati. Ogni attività dispone di un link diretto e di uno snippet da incorporare, che consentono di rimandarvi da un'informativa privacy, un modulo di consenso, una firma e-mail o una pagina web, mostrando sempre il testo in vigore. È inoltre scaricabile in PDF o RTF.
Entrambi i documenti possono essere condivisi tramite link, tramite una scheda stampabile con codice QR o incorporati nel sito web dell'organizzazione: si veda Pubblicare i documenti. La dichiarazione è accessibile a terzi solo se l'organizzazione è configurata come pubblica.
Il registro completo — tutte le attività attive, raggruppate per unità, con copertina e sommario — è scaricabile come singolo PDF dalla dashboard.
I dati dell'organizzazione non restano mai vincolati: Impostazioni dell'organizzazione → Dati dell'organizzazione consente di esportarli integralmente in JSON o in uno ZIP di fogli di calcolo e di ripristinarli dalla stessa pagina; si veda Importa / Esporta.