Descripción
El artículo 30 del RGPD exige a toda organización que trate datos personales llevar un Registro de Actividades de Tratamiento: un inventario escrito de qué datos personales trata, para qué, con qué base jurídica, de quién, durante cuánto tiempo y con quién los comparte. La autoridad de control puede solicitarlo en cualquier momento, y es el primer documento que examina.
La mayoría de las organizaciones llevan ese registro en una hoja de cálculo difícil de mantener al día. ROPA sustituye la hoja de cálculo por un registro estructurado que se mantiene coherente, puede llevarse en varios idiomas a la vez y produce los documentos que realmente deben entregarse: la declaración del art. 30 para la autoridad y la cláusula informativa del art. 13 para las personas cuyos datos se tratan.
Esta página explica qué se obtiene al registrarse, cómo se compone un registro y cómo orientarse en la aplicación. Cada bloque tiene su propia guía en Funcionalidades, y facturación explica qué ocurre cuando termina el periodo de prueba gratuito.
Qué se obtiene al registrarse
El registro solo requiere una dirección de correo electrónico: no se piden tarjeta ni datos de empresa.
En cuanto se crea la cuenta ocurren dos cosas:
- La cuenta se une a la organización de demostración. Es un registro completo de una empresa ficticia, mantenido en todos los idiomas disponibles, que puede recorrerse desde el primer momento para ver el aspecto de un registro terminado.
- Se crea una organización de prueba privada. En pocos segundos, un diálogo anuncia que el entorno de prueba está listo. Elija Visitar mi espacio de trabajo para abrirlo, o Volver al sitio de demostración para seguir explorando y volver más tarde.
La organización de prueba es una copia de los datos de demostración que pertenece exclusivamente al usuario: tiene su propia dirección, el usuario es su administrador, nadie más puede verla y cualquier contenido puede modificarse o eliminarse. Puede utilizarse como entorno de pruebas, o bien sustituir los datos de ejemplo por los reales y convertirla en el registro definitivo: consulte Construir el registro más abajo. Si en algún momento se desea recuperar los datos de ejemplo, Configuración de la organización → Restablecer los datos de la organización los vuelve a cargar.
Toda organización empieza con un periodo de prueba gratuito de 90 días con todas las funciones disponibles. Lo que ocurre después se describe en Cómo funciona la facturación.
Una organización se abre en {nombre}.rat.gd. La demostración está en demo.rat.gd; la organización de prueba recibe un nombre como test-4821.rat.gd. Conviene guardarla en favoritos: es la dirección del espacio de trabajo.
Cómo se organiza un registro
Todo en ROPA se apoya en un reducido número de bloques.
Organizaciones
La propia organización —la entidad jurídica titular del registro, cuyo nombre, dirección y contactos aparecen en todos los documentos— y todas las demás organizaciones a las que el registro se refiere, descritas todas con el mismo tipo de ficha. → Organizaciones
Unidades organizativas
Los departamentos, equipos o funciones dentro de la organización: Recursos Humanos, Marketing, IT, una filial. Cada unidad tiene un color, y cada actividad de tratamiento pertenece exactamente a una unidad. Las unidades son el criterio por el que se filtra el registro y la forma en que se agrupa el documento final. → Unidades organizativas
Actividades de tratamiento
El núcleo del registro. Una actividad es una finalidad para la que se tratan datos personales: nóminas, boletín, videovigilancia del aparcamiento, selección de personal. Para cada actividad, el registro recoge la finalidad, la base jurídica, las categorías de datos y de interesados, el origen de los datos, su plazo de conservación, sus destinatarios, si salen de la UE y cómo se protegen.
Una actividad está activa —forma parte del registro oficial— o inactiva: un borrador o una actividad retirada que se conserva pero no se publica. Una actividad nueva siempre empieza inactiva y solo puede activarse cuando todos los campos obligatorios están cumplimentados, de modo que una entrada incompleta nunca llega al registro oficial. → Actividades de tratamiento
Socios
Las demás organizaciones que aparecen en las actividades: los encargados a los que se recurre, los corresponsables con los que se comparte una finalidad y los responsables por cuenta de los cuales se tratan datos. Cada socio se introduce una vez, con su dirección y sus personas de contacto, y después se selecciona de una lista allí donde interviene. La propia organización también es un socio: el primero de la lista. → Socios
Contactos
Las personas detrás de cada organización: el delegado de protección de datos de la organización y el contacto de privacidad de cada socio. Toda organización tiene al menos uno, con un cargo, un correo y un teléfono. → Contactos
Contratos
Opcionales. Un contrato vincula socios con las actividades que cubre —un contrato de encargo de tratamiento, por ejemplo— con un nombre, un enlace al documento y una fecha de vencimiento, de modo que el registro muestra no solo quién trata los datos sino en virtud de qué acuerdo. → Contratos
Idiomas
Un registro puede llevarse en varios idiomas a la vez, con una copia completa por idioma y uno de ellos como predeterminado. Al añadir un idioma, los textos existentes se traducen automáticamente como punto de partida, para su posterior revisión. Visitantes, auditores y miembros leen el registro en el idioma que eligen en el menú de banderas. → Idiomas
Cómo orientarse
Modo visualización y modo edición
El registro tiene dos vistas, y el conmutador entre ambas se encuentra en la barra superior.
- El modo visualización es el registro tal como lo ve un lector: el panel de tarjetas de actividades, el detalle de cada actividad y los documentos. Está disponible para todos los miembros.
- El modo edición es donde se modifican actividades, unidades, socios y configuración. Solo está disponible para los administradores de la organización; los demás miembros ven el conmutador desactivado.
En la organización de prueba, el usuario es administrador y dispone de ambos modos.
El panel principal
La página principal muestra las actividades como tarjetas, una por actividad, agrupadas y coloreadas por unidad organizativa. Al pulsar una tarjeta se abre el detalle completo. La barra lateral izquierda filtra la lista —por unidad, por el papel de la organización en la actividad (responsable, encargado o corresponsable) y por la visibilidad de las actividades inactivas— y el cuadro de búsqueda la acota aún más. Los filtros activos aparecen como etiquetas sobre las tarjetas y pueden retirarse uno a uno.
Configuración de la organización
En modo edición, Configuración de la organización reúne todo lo que no es una actividad concreta: datos de la organización, idiomas, socios, contratos, valores por defecto para nuevas actividades, plantillas de documentos, exportación y restauración de datos y —cuando la facturación esté operativa— la suscripción.
Idioma y cuenta
El menú de banderas de la barra superior cambia a la vez el idioma de la interfaz y el del registro. El botón de cuenta situado a su lado gestiona el perfil y cierra la sesión.
Construir el registro
La organización de prueba incluye datos de ejemplo, que son la forma más rápida de conocer los formularios: abra una actividad de ejemplo, observe cómo están cumplimentados sus campos y, a continuación, adáptela o elimínela. Para construir el registro propio, se recomienda seguir este orden, ya que cada paso alimenta el siguiente:
- Organizaciones: nombre, dirección y logotipo de la organización, que se imprimen en todos los documentos.
- Idiomas: conviene elegir el idioma predeterminado antes de redactar ningún contenido.
- Unidades organizativas: los departamentos por los que se agrupa el registro.
- Socios y sus contactos: los encargados y demás organizaciones a los que se referirán las actividades, y las personas de contacto en cada una.
- Actividades de tratamiento: el registro en sí; crear, cumplimentar y activar.
- Contratos: opcional; los acuerdos que respaldan a cada socio.
- Plantillas: opcional; redacción y maquetación propias para los documentos.
No es necesario enumerar todas las actividades el primer día. Basta con introducir las cinco o seis evidentes —nóminas, clientes, la web, el boletín—, activarlas y generar un primer documento. Un registro que existe y crece vale más que uno perfecto que aún se está planificando.
Siguientes pasos
| Objetivo | Dónde |
|---|---|
| Ver un registro terminado | La organización de demostración, desde la bandera de cualquier idioma |
| Construir el registro propio | Visitar mi espacio de trabajo y seguir Construir el registro |
| Compartir los documentos o incrustarlos en la web de la organización | Obligación legal |
| Recopilar los detalles de las actividades mediante un formulario | Complemento de Google Forms |
| Usar el registro desde el móvil o la tableta | Acceso móvil |
| Conocer qué ocurre cuando termina la prueba | Cómo funciona la facturación y las Preguntas frecuentes de facturación |
| Plantear una consulta | support@gdpr-labs.com |