Obligación legal
Entre las obligaciones que el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) impone a toda organización que trate datos personales figuran estas dos:
- Informar a los interesados sobre el tratamiento de sus datos. Clientes, empleados, suscriptores o pacientes tienen derecho a conocer la identidad del responsable, la finalidad del tratamiento, su base jurídica, el plazo de conservación de los datos y el modo de ejercer sus derechos. Esta información se recoge en la cláusula informativa del art. 13.
- Mantener un registro de las actividades de tratamiento. La organización debe llevar un registro actualizado de sus actividades de tratamiento y ponerlo a disposición de la autoridad de control cuando esta lo solicite. Es el registro previsto en el art. 30.
ROPA permite dar cumplimiento a ambas obligaciones: cada actividad se describe una sola vez y la aplicación elabora y mantiene actualizados todos los documentos exigidos.
Una vez activada, cada actividad genera dos documentos en todos los idiomas del registro:
- Declaración del art. 30: el registro formal de la actividad ante la autoridad de control. Puede consultarse desde el detalle de la actividad y descargarse en PDF o RTF.
- Cláusula informativa del art. 13: la información debida a las personas cuyos datos se tratan. Cada actividad dispone de un enlace directo a la cláusula y de un fragmento para incrustarla, de modo que puede enlazarse desde una política de privacidad, un formulario de consentimiento, un pie de correo o una página web, y muestra siempre el texto vigente. También puede descargarse en PDF o RTF.
Ambos documentos pueden compartirse mediante un enlace, una tarjeta imprimible con código QR o incrustados en el sitio web de la organización: véase Publicar los documentos. La declaración solo es accesible para terceros si la organización está configurada como pública.
El registro completo —todas las actividades activas, agrupadas por unidad, con portada y resumen— puede descargarse como un único PDF desde el panel principal.
Los datos de la organización nunca quedan cautivos: Configuración de la organización → Datos de la organización permite exportarlos íntegramente en JSON o en un ZIP de hojas de cálculo, y restaurarlos desde la misma página; véase Importar / Exportar.