Descripció
L'article 30 del RGPD exigeix a tota organització que tracti dades personals portar un Registre d'Activitats de Tractament: un inventari escrit de quines dades personals tracta, per a què, amb quina base jurídica, de qui, durant quant de temps i amb qui les comparteix. L'autoritat de control el pot sol·licitar en qualsevol moment, i és el primer document que examina.
La majoria d'organitzacions porten aquest registre en un full de càlcul difícil de mantenir al dia. ROPA substitueix el full de càlcul per un registre estructurat que es manté coherent, es pot portar en diversos idiomes alhora i produeix els documents que realment cal lliurar: la declaració de l'art. 30 per a l'autoritat i la clàusula informativa de l'art. 13 per a les persones les dades de les quals es tracten.
Aquesta pàgina explica què s'obté en registrar-se, com es compon un registre i com orientar-se a l'aplicació. Cada bloc té la seva pròpia guia a Funcionalitats, i facturació explica què passa quan s'acaba el període de prova gratuït.
Què s'obté en registrar-se
El registre només requereix una adreça de correu electrònic: no es demanen targeta ni dades d'empresa.
Tan bon punt es crea el compte passen dues coses:
- El compte s'uneix a l'organització de demostració. És un registre complet d'una empresa fictícia, mantingut en tots els idiomes disponibles, que es pot recórrer des del primer moment per veure l'aspecte d'un registre acabat.
- Es crea una organització de prova privada. En pocs segons, un diàleg anuncia que l'entorn de prova està llest. Triï Visitar el meu espai de treball per obrir-lo, o Tornar al lloc de demostració per continuar explorant i tornar més tard.
L'organització de prova és una còpia de les dades de demostració que pertany exclusivament a l'usuari: té la seva pròpia adreça, l'usuari n'és l'administrador, ningú més no la pot veure i qualsevol contingut es pot modificar o eliminar. Es pot fer servir com a entorn de proves, o bé substituir les dades d'exemple per les reals i convertir-la en el registre definitiu: vegeu Construir el registre més avall. Si en algun moment es volen recuperar les dades d'exemple, Configuració de l'organització → Restablir les dades de l'organització les torna a carregar.
Tota organització comença amb un període de prova gratuït de 90 dies amb totes les funcions disponibles. El que passa després es descriu a Com funciona la facturació.
Una organització s'obre a {nom}.rat.gd. La demostració és a demo.rat.gd; l'organització de prova rep un nom com test-4821.rat.gd. Convé desar-la als preferits: és l'adreça de l'espai de treball.
Com s'organitza un registre
Tot a ROPA es recolza en un nombre reduït de blocs.
Organitzacions
La pròpia organització —l'entitat jurídica titular del registre, el nom, l'adreça i els contactes de la qual apareixen a tots els documents— i totes les altres organitzacions a què el registre es refereix, descrites totes amb el mateix tipus de fitxa. → Organitzacions
Unitats organitzatives
Els departaments, equips o funcions dins de l'organització: Recursos Humans, Màrqueting, IT, una filial. Cada unitat té un color, i cada activitat de tractament pertany exactament a una unitat. Les unitats són el criteri pel qual es filtra el registre i la manera com s'agrupa el document final. → Unitats organitzatives
Activitats de tractament
El nucli del registre. Una activitat és una finalitat per a la qual es tracten dades personals: nòmines, butlletí, videovigilància de l'aparcament, selecció de personal. Per a cada activitat, el registre recull la finalitat, la base jurídica, les categories de dades i de persones interessades, l'origen de les dades, el termini de conservació, els destinataris, si surten de la UE i com es protegeixen.
Una activitat està activa —forma part del registre oficial— o inactiva: un esborrany o una activitat retirada que es conserva però no es publica. Una activitat nova sempre comença inactiva i només es pot activar quan tots els camps obligatoris estan emplenats, de manera que una entrada incompleta mai no arriba al registre oficial. → Activitats de tractament
Socis
Les altres organitzacions que apareixen a les activitats: els encarregats a què es recorre, els corresponsables amb què es comparteix una finalitat i els responsables per compte dels quals es tracten dades. Cada soci s'introdueix una vegada, amb la seva adreça i les seves persones de contacte, i després se selecciona d'una llista allà on intervé. La pròpia organització també és un soci: el primer de la llista. → Socis
Contactes
Les persones darrere de cada organització: el delegat de protecció de dades de l'organització i el contacte de privacitat de cada soci. Tota organització en té almenys un, amb un càrrec, un correu i un telèfon. → Contactes
Contractes
Opcionals. Un contracte vincula socis amb les activitats que cobreix —un contracte d'encàrrec de tractament, per exemple— amb un nom, un enllaç al document i una data de venciment, de manera que el registre mostra no només qui tracta les dades sinó en virtut de quin acord. → Contractes
Idiomes
Un registre es pot portar en diversos idiomes alhora, amb una còpia completa per idioma i un d'ells com a predeterminat. En afegir un idioma, els textos existents es tradueixen automàticament com a punt de partida, per a la seva revisió posterior. Visitants, auditors i membres llegeixen el registre en l'idioma que trien al menú de banderes. → Idiomes
Com orientar-se
Mode visualització i mode edició
El registre té dues vistes, i el commutador entre totes dues es troba a la barra superior.
- El mode visualització és el registre tal com el veu un lector: el tauler de targetes d'activitats, el detall de cada activitat i els documents. Està disponible per a tots els membres.
- El mode edició és on es modifiquen activitats, unitats, socis i configuració. Només està disponible per als administradors de l'organització; la resta de membres veuen el commutador desactivat.
A l'organització de prova, l'usuari és administrador i disposa de tots dos modes.
El tauler principal
La pàgina principal mostra les activitats com a targetes, una per activitat, agrupades i acolorides per unitat organitzativa. En prémer una targeta s'obre el detall complet. La barra lateral esquerra filtra la llista —per unitat, pel paper de l'organització a l'activitat (responsable, encarregat o corresponsable) i per la visibilitat de les activitats inactives— i el quadre de cerca l'acota encara més. Els filtres actius apareixen com a etiquetes sobre les targetes i es poden treure d'un en un.
Configuració de l'organització
En mode edició, Configuració de l'organització reuneix tot el que no és una activitat concreta: dades de l'organització, idiomes, socis, contractes, valors per defecte per a noves activitats, plantilles de documents, exportació i restauració de dades i —quan la facturació estigui operativa— la subscripció.
Idioma i compte
El menú de banderes de la barra superior canvia alhora l'idioma de la interfície i el del registre. El botó de compte situat al costat gestiona el perfil i tanca la sessió.
Construir el registre
L'organització de prova inclou dades d'exemple, que són la manera més ràpida de conèixer els formularis: obri una activitat d'exemple, observi com estan emplenats els seus camps i, a continuació, adapti-la o elimini-la. Per construir el registre propi, es recomana seguir aquest ordre, ja que cada pas alimenta el següent:
- Organitzacions: nom, adreça i logotip de l'organització, que s'imprimeixen a tots els documents.
- Idiomes: convé triar l'idioma predeterminat abans de redactar cap contingut.
- Unitats organitzatives: els departaments pels quals s'agrupa el registre.
- Socis i els seus contactes: els encarregats i altres organitzacions a què es referiran les activitats, i les persones de contacte a cadascuna.
- Activitats de tractament: el registre en si; crear, emplenar i activar.
- Contractes: opcional; els acords que donen suport a cada soci.
- Plantilles: opcional; redacció i maquetació pròpies per als documents.
No cal enumerar totes les activitats el primer dia. N'hi ha prou d'introduir les cinc o sis evidents —nòmines, clients, el web, el butlletí—, activar-les i generar un primer document. Un registre que existeix i creix val més que un de perfecte que encara s'està planificant.
Passos següents
| Objectiu | On |
|---|---|
| Veure un registre acabat | L'organització de demostració, des de la bandera de qualsevol idioma |
| Construir el registre propi | Visitar el meu espai de treball i seguir Construir el registre |
| Compartir els documents o incrustar-los al web de l'organització | Obligació legal |
| Recollir els detalls de les activitats mitjançant un formulari | Complement de Google Forms |
| Fer servir el registre des del mòbil o la tauleta | Accés mòbil |
| Conèixer què passa quan s'acaba la prova | Com funciona la facturació i les Preguntes freqüents de facturació |
| Plantejar una consulta | support@gdpr-labs.com |