Descrición
O artigo 30 do RXPD esixe a toda organización que trate datos persoais levar un Rexistro de Actividades de Tratamento: un inventario escrito de que datos persoais trata, para que, con que base xurídica, de quen, durante canto tempo e con quen os comparte. A autoridade de control pode solicitalo en calquera momento, e é o primeiro documento que examina.
A maioría das organizacións levan ese rexistro nunha folla de cálculo difícil de manter ao día. ROPA substitúe a folla de cálculo por un rexistro estruturado que se mantén coherente, pode levarse en varios idiomas á vez e produce os documentos que realmente hai que entregar: a declaración do art. 30 para a autoridade e a cláusula informativa do art. 13 para as persoas cuxos datos se tratan.
Esta páxina explica que se obtén ao rexistrarse, como se compón un rexistro e como orientarse na aplicación. Cada bloque ten a súa propia guía en Funcionalidades, e facturación explica que ocorre cando remata o período de proba gratuíto.
Que se obtén ao rexistrarse
O rexistro só require un enderezo de correo electrónico: non se piden tarxeta nin datos de empresa.
En canto se crea a conta ocorren dúas cousas:
- A conta únese á organización de demostración. É un rexistro completo dunha empresa ficticia, mantido en todos os idiomas dispoñibles, que pode percorrerse desde o primeiro momento para ver o aspecto dun rexistro rematado.
- Créase unha organización de proba privada. En poucos segundos, un diálogo anuncia que o contorno de proba está listo. Escolla Visitar o meu espazo de traballo para abrilo, ou Volver ao sitio de demostración para seguir explorando e volver máis tarde.
A organización de proba é unha copia dos datos de demostración que pertence exclusivamente ao usuario: ten o seu propio enderezo, o usuario é o seu administrador, ninguén máis pode vela e calquera contido pode modificarse ou eliminarse. Pode utilizarse como contorno de probas, ou ben substituír os datos de exemplo polos reais e convertela no rexistro definitivo: consulte Construír o rexistro máis abaixo. Se nalgún momento se desexa recuperar os datos de exemplo, Configuración da organización → Restablecer datos da organización volve cargalos.
Toda organización comeza cun período de proba gratuíto de 90 días con todas as funcións dispoñibles. O que ocorre despois descríbese en Como funciona a facturación.
Unha organización ábrese en {nome}.rat.gd. A demostración está en demo.rat.gd; a organización de proba recibe un nome como test-4821.rat.gd. Convén gardala en favoritos: é o enderezo do espazo de traballo.
Como se organiza un rexistro
Todo en ROPA apóiase nun número reducido de bloques.
Organizacións
A propia organización —a entidade xurídica titular do rexistro, cuxo nome, enderezo e contactos aparecen en todos os documentos— e todas as demais organizacións ás que o rexistro se refire, descritas todas co mesmo tipo de ficha. → Organizacións
Unidades organizativas
Os departamentos, equipos ou funcións dentro da organización: Recursos Humanos, Marketing, TI, unha filial. Cada unidade ten unha cor, e cada actividade de tratamento pertence exactamente a unha unidade. As unidades son o criterio polo que se filtra o rexistro e a forma en que se agrupa o documento final. → Unidades organizativas
Actividades de tratamento
O núcleo do rexistro. Unha actividade é unha finalidade para a que se tratan datos persoais: nóminas, boletín, videovixilancia do aparcadoiro, selección de persoal. Para cada actividade, o rexistro recolle a finalidade, a base xurídica, as categorías de datos e de interesados, a orixe dos datos, o prazo de conservación, os destinatarios, se saen da UE e como se protexen.
Unha actividade está activa —forma parte do rexistro oficial— ou inactiva: un borrador ou unha actividade retirada que se conserva pero non se publica. Unha actividade nova sempre comeza inactiva e só pode activarse cando todos os campos obrigatorios están cubertos, de xeito que unha entrada incompleta nunca chega ao rexistro oficial. → Actividades de tratamento
Socios
As demais organizacións que aparecen nas actividades: os encargados aos que se recorre, os corresponsables cos que se comparte unha finalidade e os responsables por conta dos cales se tratan datos. Cada socio introdúcese unha vez, co seu enderezo e as súas persoas de contacto, e despois selecciónase dunha lista alí onde intervén. A propia organización tamén é un socio: o primeiro da lista. → Socios
Contactos
As persoas detrás de cada organización: o delegado de protección de datos da organización e o contacto de privacidade de cada socio. Toda organización ten polo menos un, cun cargo, un correo e un teléfono. → Contactos
Contratos
Opcionais. Un contrato vincula socios coas actividades que cobre —un contrato de encargo de tratamento, por exemplo— cun nome, unha ligazón ao documento e unha data de vencemento, de xeito que o rexistro mostra non só quen trata os datos senón en virtude de que acordo. → Contratos
Idiomas
Un rexistro pode levarse en varios idiomas á vez, cunha copia completa por idioma e un deles como predeterminado. Ao engadir un idioma, os textos existentes tradúcense automaticamente como punto de partida, para a súa revisión posterior. Visitantes, auditores e membros len o rexistro no idioma que escollen no menú de bandeiras. → Idiomas
Como orientarse
Modo visualización e modo edición
O rexistro ten dúas vistas, e o conmutador entre ambas atópase na barra superior.
- O modo visualización é o rexistro tal como o ve un lector: o panel de tarxetas de actividades, o detalle de cada actividade e os documentos. Está dispoñible para todos os membros.
- O modo edición é onde se modifican actividades, unidades, socios e configuración. Só está dispoñible para os administradores da organización; os demais membros ven o conmutador desactivado.
Na organización de proba, o usuario é administrador e dispón de ambos os modos.
O panel principal
A páxina principal mostra as actividades como tarxetas, unha por actividade, agrupadas e coloreadas por unidade organizativa. Ao premer unha tarxeta ábrese o detalle completo. A barra lateral esquerda filtra a lista —por unidade, polo papel da organización na actividade (responsable, encargado ou corresponsable) e pola visibilidade das actividades inactivas— e a caixa de busca acótaa aínda máis. Os filtros activos aparecen como etiquetas sobre as tarxetas e poden retirarse un a un.
Configuración da organización
En modo edición, Configuración da organización reúne todo o que non é unha actividade concreta: datos da organización, idiomas, socios, contratos, valores predeterminados para novas actividades, modelos de documentos, exportación e restauración de datos e —cando a facturación estea operativa— a subscrición.
Idioma e conta
O menú de bandeiras da barra superior cambia á vez o idioma da interface e o do rexistro. O botón de conta situado ao seu carón xestiona o perfil e pecha a sesión.
Construír o rexistro
A organización de proba inclúe datos de exemplo, que son a forma máis rápida de coñecer os formularios: abra unha actividade de exemplo, observe como están cubertos os seus campos e, a continuación, adáptea ou elimínea. Para construír o rexistro propio, recoméndase seguir esta orde, xa que cada paso alimenta o seguinte:
- Organizacións: nome, enderezo e logotipo da organización, que se imprimen en todos os documentos.
- Idiomas: convén escoller o idioma predeterminado antes de redactar ningún contido.
- Unidades organizativas: os departamentos polos que se agrupa o rexistro.
- Socios e os seus contactos: os encargados e demais organizacións ás que se referirán as actividades, e as persoas de contacto en cada unha.
- Actividades de tratamento: o rexistro en si; crear, cubrir e activar.
- Contratos: opcional; os acordos que respaldan cada socio.
- Modelos: opcional; redacción e maquetación propias para os documentos.
Non é necesario enumerar todas as actividades o primeiro día. Abonda con introducir as cinco ou seis evidentes —nóminas, clientes, a web, o boletín—, activalas e xerar un primeiro documento. Un rexistro que existe e medra vale máis ca un perfecto que aínda se está planificando.
Seguintes pasos
| Obxectivo | Onde |
|---|---|
| Ver un rexistro rematado | A organización de demostración, desde a bandeira de calquera idioma |
| Construír o rexistro propio | Visitar o meu espazo de traballo e seguir Construír o rexistro |
| Compartir os documentos ou incrustalos na web da organización | Obriga legal |
| Recoller os detalles das actividades mediante un formulario | Complemento de Google Forms |
| Usar o rexistro desde o móbil ou a tableta | Acceso móbil |
| Coñecer que pasa cando remata a proba | Como funciona a facturación e as Preguntas frecuentes de facturación |
| Formular unha consulta | support@gdpr-labs.com |