Obligació legal
Entre les obligacions que el Reglament general de protecció de dades (RGPD) imposa a tota organització que tracti dades personals, hi ha aquestes dues:
- Informar les persones interessades sobre el tractament de les seves dades. Clients, empleats, subscriptors o pacients tenen dret a conèixer la identitat del responsable, la finalitat del tractament, la base jurídica, el termini de conservació de les dades i la manera d'exercir els seus drets. Aquesta informació es recull en la clàusula informativa de l'art. 13.
- Mantenir un registre de les activitats de tractament. L'organització ha de portar un registre actualitzat de les seves activitats de tractament i posar-lo a disposició de l'autoritat de control quan aquesta el sol·liciti. És el registre previst a l'art. 30.
ROPA permet donar compliment a totes dues obligacions: cada activitat es descriu una sola vegada i l'aplicació elabora i manté actualitzats tots els documents exigits.
Un cop activada, cada activitat genera dos documents en tots els idiomes del registre:
- Declaració de l'art. 30: el registre formal de l'activitat davant l'autoritat de control. Es pot consultar des del detall de l'activitat i descarregar en PDF o RTF.
- Clàusula informativa de l'art. 13: la informació deguda a les persones les dades de les quals es tracten. Cada activitat disposa d'un enllaç directe a la clàusula i d'un fragment per incrustar-la, de manera que es pot enllaçar des d'una política de privacitat, un formulari de consentiment, un peu de correu o una pàgina web, i sempre mostra el text vigent. També es pot descarregar en PDF o RTF.
Tots dos documents es poden compartir mitjançant un enllaç, una targeta imprimible amb codi QR o incrustats al web de l'organització: vegeu Publicar els documents. La declaració només és accessible a tercers si l'organització està configurada com a pública.
El registre complet —totes les activitats actives, agrupades per unitat, amb portada i resum— es pot descarregar com un únic PDF des del tauler principal.
Les dades de l'organització no queden mai captives: Configuració de l'organització → Dades de l'organització permet exportar-les íntegrament en JSON o en un ZIP de fulls de càlcul, i restaurar-les des de la mateixa pàgina; vegeu Importar / Exportar.