Contatti
Un contatto è una persona collegata a un'organizzazione: per l'organizzazione stessa, tipicamente il responsabile della protezione dei dati o chi risponde alle richieste sulla privacy; per un partner, il referente per i temi di protezione dei dati presso il responsabile o il contitolare. Un contatto può anche appartenere a una delle unità organizzative: tipicamente la persona che risponde dei trattamenti di quell'unità, come il responsabile del reparto. Ogni organizzazione del registro —quella titolare e ogni partner— ha almeno un contatto; un'unità può non averne nessuno.
I contatti si modificano come parte dell'organizzazione a cui appartengono: quelli dell'organizzazione stessa sotto Impostazioni dell'organizzazione → Dati dell'organizzazione, quelli di un partner dalla sua pagina sotto Configura organizzazioni. I contatti di un'unità si modificano nel modulo dell'unità stessa, aperto in modalità modifica sotto Configura unità organizzative o dalla dashboard. Solo amministratori.
Perché i contatti contano
L'informativa dell'art. 13 dice agli interessati a chi scrivere per esercitare i propri diritti e nomina il responsabile della protezione dei dati quando l'organizzazione ne ha uno; la dichiarazione dell'art. 30 identifica chi risponde del trattamento. Entrambe attingono ai contatti dell'organizzazione, pertanto un indirizzo e-mail non aggiornato qui è un indirizzo non aggiornato su ogni documento pubblicato.
I contatti di un partner sono per uso interno: il registro sa così a chi rivolgersi quando cambia un accordo o una richiesta di un interessato coinvolge quel partner.
Anche i contatti di un'unità sono per uso interno: indicano a chi consulta il registro a chi rivolgersi all'interno dell'organizzazione per i trattamenti di quell'unità. Come quelli di un partner, non sono stampati sui documenti.
I contatti restano nell'ordine che stabilisci, e il primo è quello mostrato più in evidenza ovunque l'organizzazione venga presentata: la persona da raggiungere per prima, il DPO, va quindi in cima.
Cosa contiene un contatto
| Nome e cognome | |
| Ruolo | La qualifica o la funzione, come deve comparire sui documenti |
| Indirizzi e-mail | Almeno uno e al massimo cinque, di cui uno contrassegnato come principale |
| Numeri di telefono | Facoltativi; fino a cinque, di cui uno contrassegnato come principale |
| Note | Un breve testo libero: orari, canale preferito, un sostituto da chiamare in assenza, la lingua in cui la persona preferisce essere contattata. Mai stampato sui documenti |