Organizzazioni
Un registro delle attività di trattamento deve avere almeno un'organizzazione: quella a cui appartiene.
Inoltre, si possono creare altre organizzazioni per conservare informazioni su altri soggetti che possono comparire nel registro (responsabili del trattamento, contitolari, o titolari del trattamento per conto dei quali l'organizzazione stessa agisce come responsabile).
- L'organizzazione stessa è il soggetto giuridico che risponde del registro. I suoi dati figurano su ogni documento ed è titolare della licenza. È il titolare del trattamento predefinito di ogni nuova attività e deve comparire come titolare, contitolare o responsabile in tutte le attività di trattamento del registro.
- Ogni altra organizzazione è un partner: un responsabile del trattamento di cui ci si avvale, un contitolare con cui si condivide una finalità o un titolare per conto del quale si trattano dati. I partner si inseriscono una volta e poi si selezionano ovunque abbiano un ruolo.
Sono elencate e amministrate tutte insieme.
Peculiarità dell'organizzazione stessa
| Organizzazione stessa | Un partner | |
|---|---|---|
| Ruolo nelle attività | Titolare predefinito di ogni nuova attività; deve essere titolare o responsabile in ciascuna e non può essere rimossa | Titolare, responsabile o contitolare, secondo l'assegnazione, oppure assente |
| Sui documenti | Nome, indirizzo e contatto su ogni dichiarazione, ogni informativa e il PDF del registro | Nominato dove ricopre un ruolo nell'attività |
| Indirizzo web | {nome-breve}.rat.gd | — |
| Può essere eliminata | No | Sì, quando non ricopre più alcun ruolo in nessuna attività |
Organizzazioni pubbliche e private
L'organizzazione stessa è pubblica o privata, e tale impostazione determina chi può consultare il registro a {nome-breve}.rat.gd.
| Pubblica | Privata | |
|---|---|---|
| Informativa dell'art. 13 | ✅ Consultabile e scaricabile (PDF, RTF) da chiunque | ✅ Consultabile e scaricabile (PDF, RTF) da chiunque |
Accesso a {nome-breve}.rat.gd | ✅ Chiunque | ❌ Solo membri |
| Consultazione del registro in modalità visualizzazione | ✅ Chiunque | ❌ Solo membri |
| Dichiarazione dell'art. 30 di ogni attività | ✅ Consultabile e scaricabile (PDF, RTF) da chiunque | ❌ Solo membri |
| PDF completo del registro | ✅ Scaricabile da chiunque | ❌ Solo membri |
| Modifica | ❌ Solo amministratori | ❌ Solo amministratori |
| Dati, contatti e contratti dei partner | ❌ Mai esposti oltre ciò che i documenti stampano | ❌ Mai esposti oltre ciò che i documenti stampano |
| Uso tipico | Un ente con l'obbligo legale di pubblicare il proprio registro Un'azienda che pubblica il registro come parte della propria politica di trasparenza L'organizzazione demo | Qualsiasi registro destinato a uso interno Le organizzazioni di test sono sempre private |
L'informativa è sempre pubblica
L'informativa dell'art. 13 è l'eccezione: è accessibile a chiunque in entrambi i casi, perché è destinata proprio alle persone i cui dati sono trattati, che non sono membri e non accedono mai.
Cosa contiene un'organizzazione
| Nome abbreviato | L'identificativo usato negli elenchi e, per l'organizzazione stessa, nel suo indirizzo ({nome-breve}.rat.gd) |
| Nome completo | La denominazione legale, come deve comparire sui documenti |
| Partita IVA | Dopo averla inserita e aver scelto Cerca, il nome e l'indirizzo registrati vengono recuperati e proposti per compilare il modulo. Se il numero non può essere verificato, è comunque possibile continuare e inserire i dati manualmente |
| Indirizzo | Digitato su una sola riga e interpretato automaticamente in via, città, CAP e paese; se l'interpretazione non riesce, le parti si possono inserire manualmente |
| Contatti | Almeno una persona: per l'organizzazione stessa tipicamente il responsabile della protezione dei dati, per un partner il referente presso quell'organizzazione. Si veda Contatti |
| Colore | Identifica l'organizzazione ovunque ne vengano mostrate diverse una accanto all'altra: nei titolari e responsabili di un'attività, nei contratti |
| Logo | Facoltativo, ma se ne consiglia l'aggiunta per ogni partner, non solo per l'organizzazione stessa: viene mostrato ovunque il partner compaia nell'applicazione, e un logo familiare si riconosce molto più rapidamente di un nome in un elenco. Per l'organizzazione stessa compare anche nella barra superiore e sui documenti |
| Sito web | Facoltativo; per l'organizzazione stessa diventa un link nella barra superiore |
| Note | Testo libero per ciò che il registro non può esprimere in un campo: progetti previsti con questa organizzazione, un accordo in trattativa, un rilievo di audit da seguire, il motivo per cui è stata scelta o viene abbandonata. Le persone vanno registrate nei contatti, non qui. Mai stampato sui documenti |