Kontakte
Ein Kontakt ist eine Person, die einer Organisation zugeordnet ist: bei Ihrer eigenen Organisation typischerweise der Datenschutzbeauftragte oder wer Datenschutzanfragen beantwortet; bei einem Partner die Person, mit der Sie beim Auftragsverarbeiter oder gemeinsam Verantwortlichen Datenschutzfragen klären. Ein Kontakt kann auch zu einer Ihrer Organisationseinheiten gehören: typischerweise die Person, die für die Verarbeitungen dieser Einheit einsteht, etwa die Abteilungsleitung. Jede Organisation im Verzeichnis — Ihre eigene und jeder Partner — hat mindestens einen Kontakt; eine Einheit kann auch keinen haben.
Kontakte werden als Teil der Organisation bearbeitet, zu der sie gehören: Ihre eigenen unter Organisationseinstellungen → Organisationsdaten, die eines Partners von dessen Seite unter Organisationen konfigurieren. Die Kontakte einer Einheit werden im Formular der Einheit bearbeitet, das Sie im Bearbeitungsmodus unter Organisationseinheiten konfigurieren oder vom Dashboard aus öffnen. Nur Administratoren.
Warum Kontakte wichtig sind
Die Informationsklausel nach Art. 13 sagt Betroffenen, an wen sie sich wenden können, um ihre Rechte auszuüben, und nennt den Datenschutzbeauftragten, wenn die Organisation einen hat; die Erklärung nach Art. 30 benennt, wer für die Verarbeitung einsteht. Beide greifen auf die Kontakte Ihrer Organisation zurück, sodass eine veraltete E-Mail-Adresse hier eine veraltete Adresse auf jedem Dokument ist, das Sie veröffentlichen.
Die Kontakte eines Partners dienen Ihrem eigenen Gebrauch: Das Verzeichnis weiß dann, wen Sie anrufen, wenn sich eine Vereinbarung ändert oder eine Betroffenenanfrage diesen Partner betrifft.
Auch die Kontakte einer Einheit dienen Ihrem eigenen Gebrauch: Sie zeigen jedem, der das Verzeichnis liest, wen er innerhalb der Organisation zu den Verarbeitungen dieser Einheit fragen kann. Wie die eines Partners werden sie nicht auf Dokumenten abgedruckt.
Kontakte werden in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge geführt, und der erste wird überall dort am prominentesten gezeigt, wo die Organisation dargestellt wird — die Person, die zuerst erreicht werden soll, der DSB, gehört also nach oben.
Was ein Kontakt enthält
| Vorname und Nachname | |
| Funktion | Die Stellenbezeichnung oder Funktion, wie sie auf Dokumenten erscheinen soll |
| E-Mail-Adressen | Mindestens eine und höchstens fünf, eine davon als primär markiert |
| Telefonnummern | Optional; bis zu fünf, eine davon als primär markiert |
| Notizen | Ein kurzer Freitext — Erreichbarkeit, bevorzugter Kanal, eine Vertretung bei Abwesenheit, die Sprache, in der die Person angeschrieben werden möchte. Wird nie auf Dokumenten abgedruckt |