Generador de cláusulas RGPD para GForms — Guía de usuario
¿Qué es esto?
El Generador de cláusulas RGPD añade automáticamente a los formularios de Google las cláusulas legales de consentimiento e información correctas, a partir de la actividad de tratamiento registrada en el RAT de la organización.
Tras responder a un breve cuestionario sobre el formulario (¿es anónimo?, ¿recoge datos de salud?, etc.), la herramienta genera exactamente las casillas de verificación que exigen los artículos 9 y 13 del RGPD, ya cumplimentadas con el texto oficial del RAT de la organización.
Puede utilizarse de dos maneras:
- Página web — inicie sesión en
https://<suorganizacion>.rat.gd/<idioma>/gforms, cumplimente el cuestionario y copie el texto generado o pulse Añadir al formulario de Google para insertarlo directamente. - Complemento de Google Forms — abra la barra lateral desde Google Forms, cumplimente el cuestionario y los elementos se insertarán en el formulario automáticamente.
Página web
Paso 1 — Abrir la página
Acceda a https://<suorganizacion>.rat.gd/<idioma>/gforms (sustituya <idioma> por en, ca, es, etc.).
Es necesario haber iniciado sesión en la cuenta del RAT. En caso contrario, se le redirigirá a la página de inicio de sesión.
Paso 2 — Elegir organización e idioma (si procede)
Si la cuenta tiene acceso a más de una organización, aparece primero un selector de organización. Elija la que corresponda.
Si la organización tiene más de un idioma configurado en el RAT, aparece un desplegable de idioma. Elija el idioma del formulario.
Paso 3 — Cumplimentar el cuestionario
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿El formulario es totalmente anónimo? | Sí — las personas que responden no pueden identificarse de ninguna manera. No — se recogen nombres, correos electrónicos u otros datos identificativos. |
| ¿Las respuestas pueden identificar indirectamente a los participantes? (solo se muestra cuando anónimo = Sí) | Sí — aunque no haya identificadores directos, la combinación de respuestas podría identificar a alguien. No — realmente anónimo. |
| Categorías especiales de datos personales | Marque todas las categorías que recoge el formulario: origen étnico o racial, opiniones políticas, convicciones religiosas, datos genéticos o biométricos, información de salud, vida u orientación sexual, transferencias internacionales, comunicación a terceros. Déjelo sin marcar si no se aplica ninguna. |
| Actividad de tratamiento | Seleccione la actividad del RAT a la que pertenece este formulario. La lista procede del RAT de la organización. |
Paso 4 — Generar
Pulse Generar.
Si no se requiere ninguna cláusula (el formulario es totalmente anónimo y no identificativo), un mensaje confirma que no hace falta ninguna cláusula RGPD y el proceso termina.
Si se requiere una cláusula, aparecen dos secciones de texto:
- Cláusula de consentimiento — una casilla de verificación con los consentimientos de las categorías especiales (solo aparece si se ha marcado al menos una categoría).
- Cláusula de información — una casilla obligatoria con el texto del art. 13 y un enlace a la página pública del RAT de la actividad.
Paso 5 — Copiar o añadir al formulario
Cada sección tiene un botón de copiar, que permite pegar el texto manualmente en el formulario.
Si aparece la sección Añadir al formulario de Google (requiere que Google OAuth esté configurado — consulte al administrador), también es posible:
- Pegar la URL o el ID del formulario de Google en el campo.
- Pulsar Añadir al formulario de Google.
- Se abrirá una ventana de inicio de sesión de Google que solicitará permiso para editar el formulario.
- Una vez autorizado, las dos casillas de verificación se insertan directamente al principio del formulario.
Complemento de Google Forms
Abrir la barra lateral
Abra cualquier formulario de Google. En el menú superior, elija Extensiones → Generador de cláusulas RGPD → Abrir (o la etiqueta equivalente si está traducida).
La barra lateral se carga en el idioma configurado como predeterminado de la organización y descarga la lista de actividades de tratamiento del RAT.
Cambiar de idioma
Utilice el desplegable Idioma de la parte superior de la barra lateral. Toda la interfaz — etiquetas, preguntas y lista de actividades — se actualiza inmediatamente al idioma elegido. La cláusula generada también estará en ese idioma.
Elegir organización (cuentas con varias organizaciones)
Si la cuenta pertenece a más de una organización, aparece un selector de Organización antes de la lista de actividades. Elija la organización cuyo RAT cubre este formulario; las opciones de idioma y la lista de actividades se actualizarán en consecuencia.
Cumplimentar el cuestionario
El cuestionario es el mismo que el de la página web (¿anónimo?, ¿indirecto?, categorías especiales, actividad). Elija las respuestas y pulse Generar.
Qué ocurre a continuación
El complemento:
- Elimina cualquier cláusula RGPD añadida anteriormente a este formulario.
- Inserta la nueva casilla de consentimiento (si se han seleccionado categorías especiales).
- Inserta la casilla obligatoria de información del art. 13.
- Envía un correo de resumen al usuario y registra la acción.
La regla de «sin cláusula»
Las cláusulas de consentimiento del RGPD solo son necesarias cuando el formulario recoge datos personales identificables.
| Anónimo | Indirecto | ¿Se requiere cláusula? |
|---|---|---|
| Sí | No (o sin responder) | No |
| Sí | Sí | Sí |
| No | (cualquiera) | Sí |
Contenido de la cláusula
El texto generado procede directamente de las traducciones configuradas en el RAT (messages/{locale}.json, espacio de nombres gforms). Si una cláusula aparece en un idioma equivocado o con una redacción legal incorrecta, póngase en contacto con el administrador del RAT para que actualice las traducciones.
La cláusula de información contiene siempre un enlace a la página pública del RAT de la actividad (por ejemplo https://miorganizacion.rat.gd/es/v/42). Compruebe que la actividad está publicada y que la URL es accesible antes de distribuir el formulario.
Resolución de problemas
| Síntoma | Causa probable |
|---|---|
| La página web redirige al inicio de sesión | La sesión ha caducado — vuelva a iniciar sesión. |
| No hay actividades en el desplegable | No hay actividades del RAT configuradas para el idioma elegido. Póngase en contacto con el administrador del RAT. |
| Las etiquetas de la barra lateral no cambian al cambiar de idioma | Es posible que el servidor del RAT no esté disponible temporalmente. Cierre y vuelva a abrir la barra lateral. |
| La barra lateral no llega a abrirse | No se ha podido contactar con la API del RAT, o la cuenta de Google no está vinculada a ninguna organización. Póngase en contacto con el administrador del RAT. |
| No se ve la sección «Añadir al formulario de Google» | El ID de cliente de Google OAuth no está configurado. Póngase en contacto con el administrador del RAT. |
| El texto de la cláusula está en un idioma equivocado | Es posible que las traducciones de gforms de ese idioma no se hayan actualizado. Póngase en contacto con el administrador del RAT. |