Unidades organizativas
Unha unidade organizativa —UO para abreviar— é un departamento, equipo, función ou filial dentro da organización: Recursos Humanos, Marketing, TI, a oficina de Lisboa. Cada actividade de tratamento pertence exactamente a unha unidade, e a unidade é o criterio polo que o rexistro se agrupa, se filtra e se colorea: as tarxetas de actividade do panel levan a cor da súa unidade, a barra lateral filtra o rexistro por unidade e o PDF do rexistro organízase unidade por unidade.
As unidades reflicten como se reparte a responsabilidade na organización, de xeito que cada actividade ten un propietario evidente e un auditor ve dunha ollada que parte da empresa fai que cos datos persoais. O habitual é ter entre tres e dez unidades; poden engadirse máis en calquera momento e mover actividades entre elas a medida que cambia a organización.
As unidades xestiónanse en modo edición en Configuración da organización → Configurar unidades organizativas, onde cada unidade aparece como unha tarxeta que abre o seu propio formulario; os botóns do panel principal para editar e crear unha unidade levan ao mesmo formulario. Só os administradores poden modificar as unidades. En modo visualización, todos os membros poden consultalas —nomes, cor, número de actividades e contactos— en Configuración da organización → Ver unidades organizativas, sen poder cambiar nada.
Que contén unha unidade organizativa
| Nome | Único dentro da organización, cun nome en cada idioma configurado |
| Cor | Obrigatoria; lévana todas as tarxetas de actividade da unidade, polo que convén escoller cores fáciles de distinguir |
| Actividades | As actividades de tratamento asignadas a ela. Unha unidade con actividades, activas ou inactivas, non pode borrarse |
| Contactos | Ningún, un ou varios contactos: as persoas ás que preguntar polos tratamentos da unidade. A diferenza do nome, son os mesmos en todos os idiomas |
Os contactos dunha unidade introdúcense no formulario da propia unidade, baixo os seus nomes, e mantéñense na orde na que se introducen. Compárteos todos os idiomas: un contacto engadido ou corrixido unha vez é o mesmo sexa cal sexa o idioma no que se consulte o rexistro; só se traduce o nome da unidade.