Unités organisationnelles
Une unité organisationnelle — UO en abrégé — est un service, une équipe, une fonction ou une filiale au sein de votre organisation : Ressources humaines, Marketing, Informatique, le bureau de Lisbonne. Chaque activité de traitement appartient à exactement une unité, et l'unité est le critère par lequel le registre est regroupé, filtré et coloré : les cartes d'activité du tableau de bord portent la couleur de leur unité, la barre latérale filtre le registre par unité, et le PDF du registre est présenté unité par unité.
Les unités reflètent la répartition des responsabilités dans votre organisation, de sorte que chaque activité a un propriétaire évident et qu'un auditeur voit d'un coup d'œil quelle partie de l'entreprise fait quoi avec les données personnelles. Trois à dix unités est la norme ; vous pouvez en ajouter à tout moment et déplacer des activités entre elles à mesure que l'organisation évolue.
Les unités sont gérées en mode édition sous Paramètres de l'organisation → Configurer les unités organisationnelles, où chaque unité apparaît sous forme de carte qui ouvre son propre formulaire ; les boutons du tableau de bord pour modifier et créer une unité mènent au même formulaire. Seuls les administrateurs peuvent modifier les unités. En mode visualisation, chaque membre peut les lire — noms, couleur, nombre d'activités et contacts — sous Paramètres de l'organisation → Consulter les unités organisationnelles, sans pouvoir rien modifier.
Ce que contient une unité organisationnelle
| Nom | Unique au sein de l'organisation, avec un nom dans chaque langue configurée |
| Couleur | Obligatoire ; portée par chaque carte d'activité de l'unité, choisissez donc des couleurs faciles à distinguer |
| Activités | Les activités de traitement qui lui sont attribuées. Une unité ayant des activités, actives ou inactives, ne peut pas être supprimée |
| Contacts | Aucun, un ou plusieurs contacts — les personnes à interroger sur les traitements de l'unité. Contrairement au nom, ils sont les mêmes dans toutes les langues |
Les contacts d'une unité se saisissent dans le formulaire de l'unité, sous ses noms, et sont conservés dans l'ordre que vous choisissez. Ils sont communs à toutes les langues : un contact ajouté ou corrigé une fois est le même quelle que soit la langue dans laquelle le registre est consulté — seul le nom de l'unité est traduit.