Organisatorische eenheden
Een organisatorische eenheid — kortweg OE — is een afdeling, team, functie of dochteronderneming binnen uw organisatie: HR, Marketing, IT, het kantoor in Lissabon. Elke verwerkingsactiviteit hoort bij precies één eenheid, en op eenheden wordt het register gegroepeerd, gefilterd en gekleurd: activiteitenkaarten op het dashboard dragen de kleur van hun eenheid, de zijbalk filtert het register op eenheid, en de register-PDF is eenheid voor eenheid opgebouwd.
Eenheden weerspiegelen hoe de verantwoordelijkheid in uw organisatie is verdeeld, zodat elke activiteit een duidelijke eigenaar heeft en een auditor in één oogopslag ziet welk deel van het bedrijf wat met persoonsgegevens doet. Drie tot tien eenheden is gebruikelijk; u kunt er op elk moment meer toevoegen en activiteiten tussen eenheden verplaatsen naarmate de organisatie verandert.
Eenheden worden in de bewerkmodus beheerd onder Organisatie-instellingen → Organisatorische eenheden configureren, waar elke eenheid wordt getoond als een kaart die haar eigen formulier opent; de knoppen van het dashboard om een eenheid te bewerken en aan te maken leiden naar hetzelfde formulier. Alleen beheerders kunnen eenheden wijzigen. In de weergavemodus kan elk lid ze lezen — namen, kleur, aantal activiteiten en contacten — onder Organisatie-instellingen → Organisatorische eenheden bekijken, zonder iets te kunnen wijzigen.
Wat een organisatorische eenheid bevat
| Naam | Uniek binnen de organisatie, met een naam in elke geconfigureerde taal |
| Kleur | Verplicht; elke activiteitenkaart van de eenheid draagt haar, kies dus kleuren die goed uit elkaar te houden zijn |
| Activiteiten | De verwerkingsactiviteiten die eraan zijn toegewezen. Een eenheid met activiteiten, actief of inactief, kan niet worden verwijderd |
| Contacten | Geen, één of meer contacten — de mensen bij wie u terechtkunt over de verwerkingen van de eenheid. Anders dan de naam zijn ze in elke taal hetzelfde |
De contacten van een eenheid voert u in het formulier van de eenheid zelf in, onder haar namen, en ze blijven in de volgorde die u kiest. Ze gelden voor alle talen: een contact dat eenmaal is toegevoegd of gecorrigeerd, is hetzelfde in welke taal het register ook wordt gelezen — alleen de naam van de eenheid wordt vertaald.