Organisationseinheiten
Eine Organisationseinheit — kurz OE — ist eine Abteilung, ein Team, eine Funktion oder eine Tochtergesellschaft innerhalb Ihrer Organisation: Personal, Marketing, IT, das Büro in Lissabon. Jede Verarbeitungstätigkeit gehört zu genau einer Einheit, und nach Einheiten wird das Verzeichnis gruppiert, gefiltert und eingefärbt: Tätigkeitskarten auf dem Dashboard tragen die Farbe ihrer Einheit, die Seitenleiste filtert das Verzeichnis nach Einheit, und das Verzeichnis-PDF ist Einheit für Einheit aufgebaut.
Einheiten spiegeln wider, wie Verantwortung in Ihrer Organisation verteilt ist, sodass jede Tätigkeit einen offensichtlichen Eigentümer hat und ein Prüfer auf einen Blick sieht, welcher Teil des Unternehmens was mit personenbezogenen Daten tut. Drei bis zehn Einheiten sind üblich; Sie können jederzeit weitere anlegen und Tätigkeiten zwischen ihnen verschieben, wenn sich die Organisation ändert.
Einheiten werden im Bearbeitungsmodus unter Organisationseinstellungen → Organisationseinheiten konfigurieren verwaltet, wo jede Einheit als Karte erscheint, die ihr eigenes Formular öffnet; die Schaltflächen des Dashboards zum Bearbeiten und Anlegen einer Einheit führen zum selben Formular. Nur Administratoren können Einheiten ändern. Im Anzeigemodus kann jedes Mitglied sie unter Organisationseinstellungen → Organisationseinheiten anzeigen lesen — Namen, Farbe, Anzahl der Tätigkeiten und Kontakte —, ohne etwas ändern zu können.
Was eine Organisationseinheit enthält
| Name | Eindeutig innerhalb der Organisation, mit einem Namen in jeder konfigurierten Sprache |
| Farbe | Pflicht; jede Tätigkeitskarte der Einheit trägt sie, wählen Sie also gut unterscheidbare Farben |
| Tätigkeiten | Die ihr zugeordneten Verarbeitungstätigkeiten. Eine Einheit mit Tätigkeiten, aktiv oder inaktiv, kann nicht gelöscht werden |
| Kontakte | Keiner, einer oder mehrere Kontakte — die Personen, an die man sich bei Fragen zu den Verarbeitungen der Einheit wendet. Anders als der Name sind sie in jeder Sprache dieselben |
Die Kontakte einer Einheit werden im Formular der Einheit unter ihren Namen erfasst und in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge gehalten. Sie gelten für alle Sprachen: Ein einmal hinzugefügter oder korrigierter Kontakt ist derselbe, in welcher Sprache das Verzeichnis auch gelesen wird — übersetzt wird nur der Name der Einheit.