Datenformat
Die JSON-Datei enthält alles, was die Organisation umfasst. Das ZIP-Archiv enthält denselben Inhalt, aufgeteilt in Tabellendateien, dazu die Logos der Partner als Bilddateien.
Die Felder jeder Entität, in den Begriffen der Formulare, sind im Abschnitt „Was … enthält“ ihrer Seite unter Komponenten aufgeführt: Organisationen, Organisationseinheiten, Verarbeitungstätigkeiten, Partner, Kontakte, Verträge.
JSON-Dateiformat
Eine einzige strukturierte Datei mit:
| Organisation | Namen, Adresse, Kontakte, Farbe, Logo, Notizen |
| Sprachen | Die konfigurierten Sprachen und welche die Standardsprache ist |
| Partner | Jeder Partner mit seinen Kontakten |
| Verträge | Jeder Vertrag mit den Partnern und Tätigkeiten, die er verknüpft |
| Einheiten und Tätigkeiten | Der Name jeder Organisationseinheit und jede Verarbeitungstätigkeit, einmal je Sprache, mit allen Feldern und dem Status aktiv/inaktiv |
| Farben und Kontakte der Einheiten | Farbe und Kontakte jeder Organisationseinheit — nur einmal, da sie in jeder Sprache dieselben sind |
| Vorlagen | Ihre eigenen Vorlagen |
Mitglieder und ihre Rollen sind nicht Teil davon: Sie gehören zu Ihrem Konto, nicht zum Verzeichnis. Grob gesehen sieht die Datei so aus:
{
"exportVersion": 1,
"exportedAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z",
"organization": {
"licenseStart": 0,
"licenseEnd": 0,
"licenseCost": 0,
"shortName": "demo",
"isBlocked": false,
"isPublic": true,
"isDemo": true,
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"defaultActivityAttributes": {
"activityId": 0,
"activityName": "",
"role": "Controller",
"purposeShort": "",
"purposeLong": "",
"legalbasis": ["Consent"],
"legalbasisLong": "",
"legalbasisSpecial": ["ExplicitConsent"],
"dataCategories": ["Characteristics", "Identification"],
"datasubjectCategories": "",
"activityCategories": ["DataCollection", "DataStorage"],
"dataOrigin": "",
"timeLimit": "",
"profiling": false,
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"communicationsLong": "",
"controllers": [0],
"processors": [],
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"transfersLong": "",
"securityLevel": "low",
"securityMeasuresLong": "",
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"updatedAt": 0
},
"partners": [
{
"organizationId": 0,
"organizationName": "TEST",
"organizationNameLong": "Demo Organization",
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"organizationWebsite": "",
"organizationPostalAddress": {
"addressLine1": "Test Avenue",
"addressLine2": "Test Org Main Office",
"city": "Testville",
"stateProvince": "",
"postalCode": "00000",
"country": "LX"
},
"organizationLogo": null,
"organizationLogoVersion": null,
"organizationVatNumber": "",
"organizationNotes": "Self organization. This is the organization owning this ROPA.",
"organizationContacts": [
{
"contactId": 1,
"contactFirstname": "John",
"contactLastname": "Smith",
"contactRole": "DPO",
"contactEmails": [
{
"email": "dpo@test-organization.com",
"description": "DPO Office",
"isPrimary": true
}
],
"contactPhoneNumbers": [
{
"countryCode": "+1",
"phoneNumber": "5551234567",
"description": "Office",
"isPrimary": true
}
],
"contactNotes": "Data Protection Officer. Primary contact for GDPR compliance matters.",
"createdAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z",
"updatedAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z"
}
],
"contractOrder": [],
"createdAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z",
"updatedAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z"
},
{
"organizationId": 1,
"organizationName": "CloudStore",
"organizationNameLong": "CloudStore Solutions Inc.",
"organizationColor": "#0891B2",
"organizationWebsite": "https://www.cloudstore-demo.com",
"organizationPostalAddress": {
"addressLine1": "123 Tech Boulevard",
"addressLine2": "Suite 400",
"city": "San Francisco",
"stateProvince": "California",
"postalCode": "94105",
"country": "US"
},
"organizationLogo": null,
"organizationLogoVersion": null,
"organizationVatNumber": "",
"organizationNotes": "Cloud storage provider for document archiving and backup services. Primary data processor for file storage.",
"organizationContacts": [
{
"contactId": 1,
"contactFirstname": "Sarah",
"contactLastname": "Mitchell",
"contactRole": "DPO",
"contactEmails": [
{
"email": "sarah.mitchell@cloudstore-demo.com",
"description": "Work",
"isPrimary": true
},
{
"email": "dpo@cloudstore-demo.com",
"description": "DPO Office",
"isPrimary": false
}
],
"contactPhoneNumbers": [
{
"countryCode": "+1",
"phoneNumber": "4155551234",
"description": "Office",
"isPrimary": true
},
{
"countryCode": "+1",
"phoneNumber": "4155559876",
"description": "Mobile",
"isPrimary": false
}
],
"contactNotes": "Available Mon-Fri 9am-5pm PST. Preferred contact for data protection matters.",
"createdAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z",
"updatedAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z"
},
{
"contactId": 2,
"contactFirstname": "James",
"contactLastname": "Rodriguez",
"contactRole": "Technical",
"contactEmails": [
{
"email": "james.rodriguez@cloudstore-demo.com",
"description": "Work",
"isPrimary": true
}
],
"contactPhoneNumbers": [
{
"countryCode": "+1",
"phoneNumber": "4155552345",
"description": "Office",
"isPrimary": true
}
],
"contactNotes": "Technical lead for API integration and data migration projects.",
"createdAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z",
"updatedAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z"
},
{
"contactId": 3,
"contactFirstname": "Emily",
"contactLastname": "Chen",
"contactRole": "Support",
"contactEmails": [
{
"email": "emily.chen@cloudstore-demo.com",
"description": "Work",
"isPrimary": true
},
{
"email": "support@cloudstore-demo.com",
"description": "Support Team",
"isPrimary": false
}
],
"contactPhoneNumbers": [
{
"countryCode": "+1",
"phoneNumber": "4155553456",
"description": "Support Line",
"isPrimary": true
}
],
"contactNotes": "Customer support manager. Contact for service issues and incidents.",
"createdAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z",
"updatedAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z"
}
],
"contractOrder": [1, 9],
"createdAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z",
"updatedAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z"
}
],
"ropas": [
{
"locale": "en",
"isDefault": true
},
{
"locale": "de",
"isDefault": false
}
],
"contracts": [
{
"contractId": 1,
"contractName": "HR-SYS-2024",
"contractUrl": "https://example.com/contracts/hr-sys-2024",
"contractExpirationDate": "2025-12-31",
"contractDescription": "HR management system service agreement including payroll processing and training management",
"activityIds": [1],
"partnerIds": [1],
"createdAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z",
"updatedAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z"
},
{
"contractId": 2,
"contractName": "DPA-BENEFITS-2024",
"contractUrl": "https://example.com/contracts/dpa-benefits",
"contractExpirationDate": "2026-06-30",
"contractDescription": "Data processing agreement for employee benefits administration and healthcare coordination",
"activityIds": [1],
"partnerIds": [5],
"createdAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z",
"updatedAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z"
},
{
"contractId": 3,
"contractName": "OSH-2024",
"contractUrl": "https://example.com/contracts/osh-2024",
"contractExpirationDate": "2025-08-31",
"contractDescription": "Occupational safety and health surveillance service agreement with medical assessment provider",
"activityIds": [3],
"partnerIds": [2],
"createdAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z",
"updatedAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z"
}
],
"ous": [
{
"ouId": 1,
"ouColor": "#C084FC",
"ouContacts": [
{
"contactId": 1,
"contactFirstname": "Laura",
"contactLastname": "Novak",
"contactRole": "HR Manager",
"contactEmails": [
{
"email": "hr@test-organization.com",
"description": "HR Office",
"isPrimary": true
}
],
"contactPhoneNumbers": [
{
"countryCode": "+1",
"phoneNumber": "5551230001",
"description": "Office",
"isPrimary": true
}
],
"contactNotes": "Owns the staff records and answers employees' data access requests.",
"createdAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z",
"updatedAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z"
},
{
"contactId": 2,
"contactFirstname": "Peter",
"contactLastname": "Hall",
"contactRole": "Payroll Lead",
"contactEmails": [
{
"email": "payroll@test-organization.com",
"description": "Work",
"isPrimary": true
}
],
"contactPhoneNumbers": [],
"contactNotes": "",
"createdAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z",
"updatedAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z"
}
]
},
{
"ouId": 2,
"ouColor": "#1c7958",
"ouContacts": []
}
],
"createdAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z",
"updatedAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z"
},
"ropas": [
{
"orgId": "",
"orgShortName": "demo",
"locale": "en",
"ous": [
{
"ouName": "Human Resources",
"ouId": 1,
"activities": [
{
"activityId": 1,
"activityName": "Staff Management",
"purposeShort": "Staff management",
"purposeLong": "Management of training, payroll, promotion, and other aspects related to work life",
"legalbasis": ["Contract", "LegalObligation"],
"legalbasisLong": "",
"legalbasisSpecial": ["Employment", "Healthcare"],
"dataCategories": ["Identification"],
"datasubjectCategories": "Students; Other individuals related to the University; Former students",
"activityCategories": [
"DataCollection",
"DataGeneration",
"DataAccess"
],
"dataOrigin": "From the data subject or their legal representative; Reuse of data already held by the controller in other processing operations",
"timeLimit": "As long as necessary to fulfill the purpose for which they were collected and to determine possible responsibilities arising from the processing. Until consent is revoked.",
"profiling": false,
"communications": "-",
"communicationsLong": "-",
"controllers": [0],
"processors": [1, 5],
"transfers": true,
"transfersLong": "International transfers (outside the EEA) of personal data may be made to companies providing information society services, subject to the signing of contracts, and to other institutions with which data transfer agreements have been signed, in both cases respecting legality",
"securityLevel": "low",
"securityMeasuresLong": "Not required.",
"activityExpirationDate": "2099-12-31",
"forcedInactive": false,
"active": false,
"createdAt": 0,
"updatedAt": 0
}
]
},
{
"ouName": "Sales",
"ouId": 2,
"activities": [
{
"activityId": 4,
"activityName": "Customer Management",
"purposeShort": "Customer management",
"purposeLong": "Order management, logistics, billing, and collections management",
"legalbasis": ["Contract"],
"legalbasisLong": "",
"legalbasisSpecial": [],
"dataCategories": ["Identification"],
"datasubjectCategories": "Customers",
"activityCategories": [
"DataCollection",
"DataGeneration",
"DataAccess"
],
"dataOrigin": "From other public administrations or private entities; From the data subject or their legal representative",
"timeLimit": "As long as necessary to fulfill the purpose for which they were collected and to determine possible responsibilities arising from the processing.",
"profiling": true,
"communications": "",
"communicationsLong": "",
"controllers": [0],
"processors": [4],
"transfers": false,
"transfersLong": "Not made",
"securityLevel": "medium",
"securityMeasuresLong": "Not required.",
"activityExpirationDate": "2099-12-31",
"forcedInactive": false,
"active": true,
"createdAt": 0,
"updatedAt": 0
}
]
}
],
"createdAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z",
"updatedAt": "2026-05-18T00:00:00.000Z"
}
],
"templates": []
}
ZIP-Datendateiformat
Derselbe Inhalt, aufgeteilt in CSV-Dateien: eine je Art von Datensatz — die Organisation, ihre Sprachen, Partner, Kontakte, Verträge und Organisationseinheiten — und eine je Sprache für die Tätigkeiten. Jeder Datensatz ist eine Zeile einer Datei, und die Logos der Partner sind Bilddateien in einem Ordner logos. Gedacht zum Öffnen und Bearbeiten in einer Tabellenkalkulation, nicht zum Lesen durch ein Skript oder einen KI-Assistenten.
Für eine Organisation mit dem Kurznamen demo enthält das Archiv:
| Datei | Inhalt |
|---|---|
demo-organization.csv | Die Organisation selbst — eine einzige Zeile |
demo-locales.csv | Eine Zeile je konfigurierter Sprache |
demo-partners.csv | Eine Zeile je Partner |
demo-contacts.csv | Eine Zeile je Kontakt, ob eines Partners oder einer Organisationseinheit |
demo-contracts.csv | Eine Zeile je Vertrag |
demo-ous.csv | Eine Zeile je Organisationseinheit, mit oder ohne Tätigkeiten — ihre Farbe und ihr Name in jeder Sprache |
demo-ropa-en.csv, demo-ropa-de.csv, … | Eine Zeile je Verarbeitungstätigkeit, eine Datei je Sprache |
logos/partner-0.png, … | Das Logo jedes Partners als Bilddatei — nur für Partner, die eines haben |
demo-templates.json | Ihre eigenen Vorlagen — nur vorhanden, wenn Sie welche haben |
Beispiel herunterladen: demo-export.zip, ein vollständiger Export der Demo-Organisation.
Alle Dateien folgen denselben Konventionen:
- UTF-8, kommagetrennt, mit den Spaltennamen in der ersten Zeile. Eine Zelle mit Komma, Anführungszeichen oder Zeilenumbruch wird in doppelte Anführungszeichen gesetzt, innere Anführungszeichen werden verdoppelt — Tabellenkalkulationen erledigen das für Sie.
- Ja/Nein-Felder enthalten
trueoderfalse. - Mehrwertige Felder enthalten ihre Werte durch
|getrennt, z. B.Contract|LegalObligation. - Jede Zelle enthält einen einzigen Wert. Die E-Mail-Adressen und Telefonnummern eines Kontakts belegen nummerierte Spalten —
email1…email5,phoneNumber1…phoneNumber5—, da ein Kontakt höchstens fünf von jedem hat; ungenutzte bleiben leer. Einzige Ausnahme sind die Standardattribute der Organisation (defaultActivityAttributes), die als JSON-Text in einer einzigen Zelle gespeichert werden. - Die Dateien verweisen per Nummer aufeinander:
controllers,processorsundpartnerIdsenthaltenorganizationIds von Partnern,activityIdsenthältactivityIds,ouIdverknüpft eine Tätigkeit mit ihrer Organisationseinheit, undparentTypemitparentIdverknüpfen einen Kontakt mit seinem Partner (partner, eineorganizationId) oder seiner Einheit (ou, eineouId). formatVersion, die erste Spalte der Organisationsdatei, gibt an, welchen Aufbau das Archiv hat. Archive, die vor diesem Aufbau exportiert wurden, lassen sich weiterhin importieren.
demo-organization.csv
Die Einstellungen der Organisation selbst: die formatVersion des Archivs, ihr Kurzname, die Zähler zur Nummerierung neuer Einheiten, Tätigkeiten, Partner und Verträge sowie die Standardwerte für eine neue Tätigkeit (defaultActivityAttributes, als JSON). Diese Datei müssen Sie selten bearbeiten.
formatVersion,shortName,licenseStart,licenseEnd,licenseCost,isBlocked,isPublic,isDemo,highestOuId,highestActivityId,highestPartnerId,highestContractId,schemaVersion,defaultActivityAttributes
2,demo,0,0,0,false,true,true,4,7,7,11,15,"{""activityId"":0,""activityName"":"""",""role"":""Controller"",""purposeShort"":"""",""purposeLong"":"""",""legalbasis"":[""Consent""],""legalbasisLong"":"""",""legalbasisSpecial"":[""ExplicitConsent""],""dataCategories"":[""Characteristics"",""Identification""],""datasubjectCategories"":"""",""activityCategories"":[""DataCollection"",""DataStorage""],""dataOrigin"":"""",""timeLimit"":"""",""profiling"":false,""communications"":"""",""communicationsLong"":"""",""controllers"":[0],""processors"":[],""transfers"":false,""transfersLong"":"""",""securityLevel"":""low"",""securityMeasuresLong"":"""",""active"":false,""createdAt"":0,""updatedAt"":0}"
demo-locales.csv
Die konfigurierten Sprachen und welche die Standardsprache ist. Zu jeder hier aufgeführten Sprache gehört eine demo-ropa-<locale>.csv.
locale,isDefault
en,true
de,false
demo-partners.csv
Eine Zeile je Partner; die Organisation selbst ist Partner 0. Die Postanschrift ist auf eigene Spalten verteilt, organizationLogo nennt die Logodatei des Partners im Ordner logos, und contractOrder ist die Anzeigereihenfolge der Verträge des Partners. Die Kontakte stehen in demo-contacts.csv.
organizationId,organizationName,organizationNameLong,organizationColor,organizationWebsite,organizationVatNumber,addressLine1,addressLine2,city,stateProvince,postalCode,country,organizationLogo,organizationNotes,contractOrder
0,TEST,Demo Organization,#2563EB,,,Test Avenue,Test Org Main Office,Testville,,00000,LX,,Self organization. This is the organization owning this ROPA.,
1,CloudStore,CloudStore Solutions Inc.,#0891B2,https://www.cloudstore-demo.com,,123 Tech Boulevard,Suite 400,San Francisco,California,94105,US,,Cloud storage provider for document archiving and backup services. Primary data processor for file storage.,1|9
demo-contacts.csv
Eine Zeile je Kontakt. parentType und parentId geben an, wessen Kontakt es ist — partner und eine organizationId oder ou und eine ouId —, und die Zeilen behalten die Reihenfolge jeder Liste bei, sodass der erste Kontakt eines Partners oder einer Einheit zuerst kommt. Eine E-Mail-Adresse belegt drei Spalten (email, emailDescription, emailIsPrimary), eine Telefonnummer vier (countryCode, phoneNumber, phoneDescription, phoneIsPrimary), jeweils von 1 bis 5 nummeriert.
parentType,parentId,contactId,contactFirstname,contactLastname,contactRole,contactNotes,email1,emailDescription1,emailIsPrimary1,email2,emailDescription2,emailIsPrimary2,email3,emailDescription3,emailIsPrimary3,email4,emailDescription4,emailIsPrimary4,email5,emailDescription5,emailIsPrimary5,countryCode1,phoneNumber1,phoneDescription1,phoneIsPrimary1,countryCode2,phoneNumber2,phoneDescription2,phoneIsPrimary2,countryCode3,phoneNumber3,phoneDescription3,phoneIsPrimary3,countryCode4,phoneNumber4,phoneDescription4,phoneIsPrimary4,countryCode5,phoneNumber5,phoneDescription5,phoneIsPrimary5
partner,0,1,John,Smith,DPO,Data Protection Officer. Primary contact for GDPR compliance matters.,dpo@test-organization.com,DPO Office,true,,,,,,,,,,,,,+1,5551234567,Office,true,,,,,,,,,,,,,,,,
partner,1,1,Sarah,Mitchell,DPO,Available Mon-Fri 9am-5pm PST. Preferred contact for data protection matters.,sarah.mitchell@cloudstore-demo.com,Work,true,dpo@cloudstore-demo.com,DPO Office,false,,,,,,,,,,+1,4155551234,Office,true,+1,4155559876,Mobile,false,,,,,,,,,,,,
partner,1,2,James,Rodriguez,Technical,Technical lead for API integration and data migration projects.,james.rodriguez@cloudstore-demo.com,Work,true,,,,,,,,,,,,,+1,4155552345,Office,true,,,,,,,,,,,,,,,,
partner,1,3,Emily,Chen,Support,Customer support manager. Contact for service issues and incidents.,emily.chen@cloudstore-demo.com,Work,true,support@cloudstore-demo.com,Support Team,false,,,,,,,,,,+1,4155553456,Support Line,true,,,,,,,,,,,,,,,,
ou,1,1,Laura,Novak,HR Manager,Owns the staff records and answers employees' data access requests.,hr@test-organization.com,HR Office,true,,,,,,,,,,,,,+1,5551230001,Office,true,,,,,,,,,,,,,,,,
ou,1,2,Peter,Hall,Payroll Lead,,payroll@test-organization.com,Work,true,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
demo-contracts.csv
Eine Zeile je Vertrag, der Tätigkeiten und Partner über ihre Ids verknüpft.
contractId,contractName,contractUrl,contractExpirationDate,contractDescription,activityIds,partnerIds
1,HR-SYS-2024,https://example.com/contracts/hr-sys-2024,2025-12-31,HR management system service agreement including payroll processing and training management,1,1
2,DPA-BENEFITS-2024,https://example.com/contracts/dpa-benefits,2026-06-30,Data processing agreement for employee benefits administration and healthcare coordination,1,5
3,OSH-2024,https://example.com/contracts/osh-2024,2025-08-31,Occupational safety and health surveillance service agreement with medical assessment provider,3,2
demo-ous.csv
Eine Zeile je Organisationseinheit, auch für Einheiten, die noch keine Tätigkeiten haben: ouId, die Farbe der Einheit und je Sprache eine Spalte name_<locale>, nebeneinander. Nur diese Datei enthält den Namen einer Einheit; ihre Kontakte stehen in demo-contacts.csv.
ouId,ouColor,name_en,name_de
1,#C084FC,Human Resources,Personalwesen
2,#1c7958,Sales,Vertrieb
demo-ropa-en.csv
Eine Zeile je Tätigkeit. Die ersten beiden Spalten sind die Sprache und ouId, die Nummer der Organisationseinheit der Tätigkeit (deren Name in demo-ous.csv steht); die übrigen sind die Felder der Tätigkeit, wie sie im Formular erscheinen. Mehrwertig sind legalbasis, legalbasisSpecial, dataCategories, activityCategories, controllers und processors.
locale,ouId,activityId,activityName,purposeShort,purposeLong,legalbasis,legalbasisLong,legalbasisSpecial,dataCategories,datasubjectCategories,activityCategories,dataOrigin,timeLimit,profiling,communications,communicationsLong,controllers,processors,transfers,transfersLong,securityLevel,securityMeasuresLong,active,activityExpirationDate,forcedInactive,createdAt,updatedAt
en,1,1,Staff Management,Staff management,"Management of training, payroll, promotion, and other aspects related to work life",Contract|LegalObligation,,Employment|Healthcare,Identification,Students; Other individuals related to the University; Former students,DataCollection|DataGeneration|DataAccess,From the data subject or their legal representative; Reuse of data already held by the controller in other processing operations,As long as necessary to fulfill the purpose for which they were collected and to determine possible responsibilities arising from the processing. Until consent is revoked.,false,-,-,0,1|5,true,"International transfers (outside the EEA) of personal data may be made to companies providing information society services, subject to the signing of contracts, and to other institutions with which data transfer agreements have been signed, in both cases respecting legality",low,Not required.,false,2099-12-31,false,0,0
en,2,4,Customer Management,Customer management,"Order management, logistics, billing, and collections management",Contract,,,Identification,Customers,DataCollection|DataGeneration|DataAccess,From other public administrations or private entities; From the data subject or their legal representative,As long as necessary to fulfill the purpose for which they were collected and to determine possible responsibilities arising from the processing.,true,,,0,4,false,Not made,medium,Not required.,true,2099-12-31,false,0,0
Die Beispiele stammen aus der Demo-Organisation, gekürzt auf zwei Partner, drei Verträge, zwei Sprachen und zwei Tätigkeiten.